20 % produzieren 80 % der Ergebnisse
Das gilt auch für KI im Backoffice. Der größte Teil der Strecke ist bei den meisten Unternehmen bereits gebaut – durch Software und generische KI-Tools. Entschieden wird am Rest.
Software
ERP, CRM, DATEV und Branchenlösungen sind in ihren spezialisierten Funktionen kaum zu schlagen – zuverlässig, günstiger als jede Eigenentwicklung und erprobt. Sie bilden das Gerüst Ihrer Abläufe.
Generische KI-Agenten
ChatGPT, Claude und Gemini sind darin stärker als alles, was wir nachbauen würden: Sprache verstehen, Inhalte erfassen, Standardaufgaben flexibel erledigen. Deshalb nutzen wir vorhandene Möglichkeiten für bestmögliche Ergebnisse.
Die letzten 20 %
Was ein System im Alltag jedoch produktiv und reibungslos einsetzbar macht, ist in jedem Betrieb anders: Ihre Freigabewege, Stammdaten, Ausnahmen und Regeln. Genau hier setzen wir an – an dem Punkt, an dem es Spezialisierung braucht. Und an dem der größte Effekt auf Sie wartet.
Warum die Lücke bleibt
Software und generische KI-Agenten sind dafür gebaut, bei möglichst vielen Betrieben zu funktionieren. Was für alle passt, passt nirgends ganz. Deshalb sind herkömmliche KI-Systeme im Arbeitsalltag nicht produktiv einsetzbar: Generische Antworten, ein Mensch, der chatten muss und Verletzung Ihrer internen Regeln sind Alltag. Diese Lücken sind das Ergebnis breit gestreuter Architekturen. Sie sind der Punkt, an dem unsere Arbeit beginnt.
Prozessautomatisierung & Systemintegration
Der Auftrag kommt per Mail, die Bestätigung wird abgetippt, die Kalkulation liegt in einer Excel auf einem Desktop, der aktuelle Stand im Kopf des Projektleiters. Jede dieser Übergaben kostet Zeit und produziert Fehler, die oft erst in der Nachkalkulation auffallen. Wir nehmen genau diese Kette auf und bauen die Übergaben zwischen Mail, ERP, CRM und Branchensoftware so, dass sie ohne Handarbeit laufen.
Kostenloses ErstgesprächAuftrags- und Bestellverarbeitung: auslesen, prüfen, ins ERP überführen
Rechnungserfassung und -freigabe
Eingangspost klassifizieren und weiterleiten
Angebote vorbereiten, Projektkalkulationen durchführen
Protokolle und Vor-Ort-Dokumentation per Sprache erzeugen
Interne Wissensdatenbanken über Firmendokumente & bestehende Projekte
Klärfälle in der Buchhaltung automatisiert bearbeiten
Stammdaten bereinigen für den KI-Einsatz
Lösungen für komplexe Spezialfälle auf Anfrage
Voice-Agents & KINAQ App
Unser Voice-Agent nimmt Anrufe in natürlicher gesprochener Sprache entgegen, klärt das Anliegen und leitet gezielt weiter. Praktisch integriert im Arbeitsalltag durch unsere eigene App. Auffallend natürliche Gesprächsführung, auch bei Lärm und Unterbrechungen.
Kostenloses Erstgespräch
Rund um die Uhr erreichbar ohne Anrufbeantworter
Anliegen werden direkt für den Anrufer bearbeitet
Strukturierter Überblick & Analysen in der KINAQ App
Verbunden mit Ihren individuellen Systemen und Abläufen
Self-Hosting bei strengen Datenschutzvorgaben möglich
Wo können Sie KI einsetzen, um schneller zu wachsen?
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